Describo a continuación un simple método para gestionar a diario las tareas que debemos realizar y que llevo utilizando desde hace muchos años.

Si, como yo, tienes que hacer frente a áreas de responsabilidad totalmente diferentes, con más razón aún tendrás que organizar tu tiempo mucho mejor. En cualquier caso, aunque tengas la suerte de poder trabajar casi todas las horas del día enfocado en un único proyecto software, organizar de un modo u otro las diferentes tareas y priorizarlas, te permitirá obtener mejores resultados y avanzar más rápido en tu trabajo. Si siempre tienes la sensación de que no tienes suficiente tiempo, intuyes que dedicas mucho tiempo a cosas irrelevantes y poco a las relamente importantes, entonces, sigue leyendo.

Esto es lo que he aprendido en todo este tiempo, y también después de leer mucho acerca de gestionar mejor el tiempo y ser productivos, tanto en el trabajo como en cualquier orden de tu vida:

  • La productividad no consiste en trabajar más horas. Curiosamente, al ser productivo, se trabaja incluso menos horas. Si este tiempo sobrante que recuperas y ahorras al trabajar mejor lo quieres emplear aún en trabajar más para obtener más resultados, puest mejor, así tienes esa posibilidad.
  • Empleando algún tipo de gestión de tareas, como el que expongo en este artículo, te das cuenta de cuáles son las urgentes, las importantes y aquellas de las que puedes prescindir. ¿Cómo se va a avanzar en algún negocio o proyecto si no se tiene claros cuáles son las prioridades?
  • No tengo una medida exacta, pero puedo asegurar que cuando más tiempo se pasa organizando y planificando (aunque sean diez minutos anotando en un cuaderno la lista de asunto por atender), menos tiempo se tarda después en la ejecución de las tareas y menos tiempo se pierde en pasar de una a otra.
  • No podemos tener las tareas pendientes en la cabeza, ni confiar en que nuestra mente sepa en todo momento qué es lo que se debería hacer a continuación, pues la mente se deja influenciar por el cansancio y los estados emocionales, lo que hace que no siempre sepamos priorizar bien las tareas importantes, aparte de que nuestra memoria es limitada.

También he observado lo siguiente: muchos de quienes aseguran que no tienen tiempo para nada, en realidad no tienen tiempo para nada tengan mucho o poco trabajo que hacer, y, además, no utilizan nigún método de gestión del tiempo.

¿Qué ocurre cuando arrastramos esa sensación de no disponer del tiempo suficiente y cuando soportamos la sensación de que en cualquier momento puede surgir algo crítico que nos trastoca todo el día? Exacto: mucho estrés. El estrés se produce, en general, por esa sensación de no ser capaces de controlar nuestro propio tiempo.

El siguiente método no me lo he inventado yo pero sí puedo garantizar su eficacia. Se trata del método ABC, tan simple de utilizar como su nombre.

Lo más importante de emplear esta sencilla técnica, es la disciplina: crearte el hábito de pasar unos minutos la noche antes o al comienzo del día describiendo las tareas que hay que realizar. Con el tiempo, al menos a mí me ha pasado, desarrollas tal adicción a este método (junto a otros complementarios como Pomodoro y GTP), que en verdad me siento algo perdido sin la lista de tareas a la que agarrarme. Quizás exagere, pero de este modo reduzco la posibilidad de que pase el día o la semana sin haber realizado o atendido al menos todos los asuntos urgentes e importantes que acompañan mis responsabilidades profesionales (y, por añadidura, también mis responsabilidades domésticas y mis proyectos emprendedores).

Lo peor que puedes hacer en un entorno profesional es no saber priorizar en tu trabajo y dejar lo que eliges hacer en cada momento aquello que más te apetece. A veces te podrás permitir este lujo, pero no siempre. Ya sé, lo ideal es trabajar en una actividad que nos apasione y nos guste, pero incluso el trabajo que más nos gusta viene acompañado de un lote de tareas que no nos satisfacen demasiado. Como todo: para viajar, siempre hay que encargarse del engorroso trabajo de sacar billetes, organizar estancias, convencer a tu novia y hasta ver quién se queda con tu gato el fin de semana de su ausencia.

El método ABC consiste en crear un listado con las tareas que tienes pendientes. Yo lo hago a diario, pero también lo puedes hacer para los próximos dos días o la semana completa. Lo hagas como lo hagas, trata de no olvidarte de nada importante. Para mí, en mi caso, lo importante lo defino si entra en estas categorías: afecta positivamente al desarrollo del negocio, implica mejorar la forma de trabajo del equipo que dirijo, mejora la calidad de los resultados, me permite ser más productivo.

A continuación, le indicas a cada tarea una letra, A, B, C, D, E. No hace falta aplicarlas todas, pero sí al menos las tres primeras. Cada una indica:

  • A: es una tarea prioritaria que hay que hacer antes que ninguna otra. No se puede acabar la jornada sin haber realizado las tareas de tipo A. Si no se hacen las tareas de este tipo, puede haber consecuencias negativas para tu trabajo, negocio, etc.
  • B: son tareas que deberías hacer, menos importantes que las de tipo A pero con consecuencias más leves si no se realizan. No se puede hacer una tarea de tipo B si aún quedan de tipo A.
  • C: son tareas agradables pero cuyo impacto es pequeño si no se realizan.
  • D: son tareas que puedes delegar de un modo u otro.
  • E: son tareas que te deben advertir de aquello que deberías eliminar para centrarte más en lo anterior, trabajo irrelevante que, de no hacerlo, te puede ayudar a centrarte más en lo anterior, gestionar mejor tu tiempo, etc., como por ejemplo, evitar una reunión innecesaria.

Hay una regla fundamental: nunca debes hacer nada que no esté en tu lista de tareas que has marcado con las letras A, B, C, D o E. Como todo, hay que utilizar el sentido común y si mientras tanto surge algo extraordinariamente crítico, lo lógico es que se atienda y punto.

Las tareas deben ser lo más concretas posible, de modo que mejor que indicar, por poner unos ejemplos, "escribir un nuevo post", es mejor algo como "escribir al menos dos mil palabras en mi nuevo post", o "mejorar los tests del proyecto X", mejor "revisar los tests de la librería X y crear todos los tests de la clase Y", etc.

Puesto que nuestra capacidad de concentración es limitada (y confío en que a estas alturas ya sepas que la multitarea no existe), las tareas debería completarse en algo menos de hora y hora y media. Si duran más, entonces se tendría que haber desglosado en tareas diferentes. Yo sigo esta regla: cada tarea que defino la puedo completar siempre en menos de una hora.

Si hay una tarea demasiado genérica, la deberíamos desglosar en tareas más pequeñas. Cualquier proyecto, por complejo que sea, se puede dividir en subtareas, aunque surjan un gran número. Yo he comprobado cómo haciendo este simple ejercicio de dividir en tareas pequeñas, permite acercarte más a la realización de cualquier cosa que te propongas. Del mismo modo que te dices que vas a hacer un proyecto prototipo para publicar las ofertas de Amazon (es un ejemplo)... ¿por qué empiezas? Tan solo coge el bloc de notas, o un cuaderno de papel, y lo divides lo máximo que puedas: analizar la API de Amazon, crear la cuenta de asociado, hacer un ejemplo de cliente de la librería en NodeJS, hacer un tutorial de Vue para la interfaz de usuario web o leer un libro al respecto o hacer un MOOC, escribir en dos hojas el modelo de negocio, crear un repositorio inicial de código, etc. Después de varios cientos de tareas... tu proyecto estará terminado, y, si has empleado el método ABC, lo habrás hecho en menos tiempo de lo que imaginaste. La mayoría de las ideas felices de proyectos que nos proponemos no los terminamos porque... no llegamos a concretarlos en tareas específicas y más sencillas.

Por último, puedes usar Trello o Wunderlist para aplicar este sencillo método, aunque yo utilizo un cuaderno de papel y, con un bolígrafo, voy tachando a medida que voy completando cada tarea. Uses lo que uses, descubrirás la maravillosa sensación de progreso cada vez que marcas una como completada y, a medida que pasa el día, al ver cómo vas tachándolas todas, esa sensación de trabajar en la dirección correcta, cumpliendo tus objetivos y responsabilidades, resulta hasta adictiva.

Es curioso cómo cuando comienzas a organizar tu día de este modo, al final solo surgen unas cuantas tareas tipo A, y, por tanto, desaparece esa sensación de urgencia que solemos arrastrar. La mente se relaja cuando ya no tiene la incertidumbre de tener que pensar en qué es lo siguiente por hacer: miras la lista, eliges lo próximo y adelante.

De todos los libros que he leído estos años en relación a la productividad y la gestión del tiempo, recomiendo Administración del tiempo (de Brian Tracy): por tan solo unos euros, puedes aprender a cambiar radicalmente tu forma de trabajo y tus resultados.

Al igual que cualquier otra actividad, programar "bien" no es solo cuestión de conocimientos técnicos, sino de saber "trabajar correctamente", en un entorno en el que padecemos cada vez más una epidemia de dispositivos y aplicaciones que compiten por nuestra atención las veinticuatro horas del día y que terminan, a menos que lo evites, por consumir gran parte de tu tiempo de forma improductiva y, lo peor, impidiéndote estar concentrado en una tarea más de unos pocos minutos.

Estamos ante una enfermedad del siglo XXI: la incapacidad cada vez mayor de mantener la atención y la concentración.

Leí hace unas semanas este artículo que recomiendo "Focus and Deep Work — Your Secret Weapons to Becoming a 10X Developer", en el que habla sobre las técnicas que se utilizan para programar no solo mejor, sino más rápido, de modo que a partir de ese artículo, voy a hacer mis propias reflexiones, porque lo que sí puedo confirmar rotundamente es que los equipos y proyectos que mejor funcionan, no son los que trabajan más horas, sino los que trabajan mejor.

Hecho nº1: cualquier tarea de naturaleza creativa, necesita de una capacidad de concentración elevada.

Y ya sabemos que programar bien, es más que un arte.

Hace un tiempo leí el libro de Cal Newport "Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World" (está en inglés pero hay un resumen en castellano), y en él se afirma que la "atención" va a ser un recurso cada vez más escaso, de modo que los mejores profesionales (y los más demandados) serán aquellos que gestionen mejor su atención y su capacidad de concentración.

No puedo estar más de acuerdo, ya que yo mismo, si echo la vista atrás y veo cómo se trabajaba hace quince años o al inicio de mi carrera profesional, veo que hay muchas diferencias. No hace tanto, las posibilidades de distracción e interrupción eran mucho menores; éramos, digamos, personas menos dispersas en tanto que lo que teníamos a nuestra disposición para aprovechar los ratos muertos del metro o el bus, eran un periódico, un libro o un reproductor de mp3. Ahora llevamos un smartphone que nos da todo eso y mucho más en el mismo dispositivo, incluida una infinidad de opciones, distracciones, interrupciones y formas de perder el tiempo. 

Hecho nº2: prueba a poner el móvil en modo avión una hora y a programar sin conexión a Internet tan solo con el IDE abierto. ¿Te sientes nervioso o como si te faltara algo? Chungo.

Vivimos estresados innecesariamente con interrupciones que casi nunca nos aportan algo, confundiendo el ocio con saber trabajar bien: es cierto que podemos controlar las interrupciones hasta cierto punto, pero para ser realista, pocas personas lo hacen, porque esa notificación de tus colegas o pareja, esa noticia de última hora o el último mensaje de un primo tuyo en Facebook, te saca de la tarea aburrida que estás haciendo por un instante, de modo parece que así se pasa el día mucho más ameno, pero no te das cuenta de que apenas has podido concentrarte en nada y, por tanto, lo que podías haber terminado en una hora, tardas varias, con un resultado acumulativo desastroso a lo largo del mes.

Hecho nº3: pagas un precio muy alto por esa dispersión continua, aunque no sea evidente.

Como desarrolladores de software, este efecto es devastador, puesto que como sabemos, debemos tomar decisiones de diseño continuamente (microdiseños), debemos estar atentos a cualquier posibilidad de refactorización, etc., y nuestro trabajo es en gran medida acumulativo: construimos software sobre lo que hicimos ayer, antes de ayer, etc.

Hecho nº4: escribirás mejor software cuanto más seas capaz de permanecer concentrado. No hay más.

Hay quien puede permanecer una hora en esa inmersión mental como mucho, otros dos o tres. Perder la concentración nos cuesta una media de veinte minutos para volver al mismo estado en que teníamos antes, y si sabemos que solo podemos hacer un buen trabajo (y en menos tiempo), estando concentrados, entonces esto es una necesidad obligada.

Hay muchas razones que nos impiden trabajar concentrados (a lo mejor te suenan):

  • Interrupciones telefónicas.
  • Un compañero de al lado muy pesado.
  • Avisos de notificaciones continuas desde el móvil o la barra de tareas de tu sistema operativo.
  • Reuniones improvisadas.
  • Mantener el cliente de correo abierto continuamente y estar atento a nuevos emails en la bandeja de entrada.
  • Tener en la cabeza ese ronroneo continuo de algo incómodo que tienes que hacer durante el día...

El entorno puede que tampoco ayude:

  • Trabajas en una oficina con ruido constante y con muchas distracciones visuales.
  • Tu lugar de trabajo es hostil y, por alguna razón, no te encuentras cómodo en él.
  • Tienes el escritorio hecho unos zorros, sin darte cuenta de que ese desorden afecta también a tu concentración.

Pero, ¿cómo trabajar centrado en una tarea durante un tiempo razonable para terminarla bien y en poco tiempo?

Aquí van algunos consejos que aplico desde hace mucho tiempo:

  • Suelo tener cada día identificadas las tareas que debo realizar. Parece una trivialidad, pero saber qué diez asuntos tienes que atender en las próximas horas, te produce la sensación de trabajar en un entorno más controlado y tranquilo, y esto favorece la capacidad de concentración.
  • Te quitas de encima en primer lugar las tareas que menos te gustan. Nada peor que trabajar sabiendo que aún te queda pendiente esa llamada incómoda o ese informe aburridísimo que tienes que terminar.
  • Si tienes la opción del teletrabajo, encuentra un lugar cómodo y que te inspire donde sepas que no te van a interrumpir.
  • Cierra cualquier cosa que te pueda molestar mientras estás realizando la tarea (gestor de correo, notificaciones, pones el móvil en silencio, etc.).
  • Si es necesario, indica con alguna señal a tus compañeros que en la próxima hora necesitas que no te interrumpan.
  • Autosecuéstrate: indica a tus reponsables o compañeros que hoy, de diez a dos, quieres dejar de existir para el mundo para centrarte al máximo en algunas tareas difíciles y exigentes que tienes por delante. Esto funciona de maravillas, aunque parezca de excéntricos.
  • Evita responder a llamadas en el periodo en que estás inmerso en la tarea.
  • Reduce al máximo la necesidad de trabajar colgado al teléfono continuamente: si acostumbras a que te llamen para todo, serán los demás quienes gestionen tu tiempo, y no tú, cuando, de verdad, en muy pocas ocasiones hay algo verdaderamente urgente que atender. Por extraño que parezca, a los clientes también se les puede instruir para que su forma de contacto eficiente contigo sea el correo.
  • Si tu jefe no es receptivo en relación a esto, cómprale un ejemplar de Deep Work o explícale que lo que quieres es ser más productivo y aumentar la calidad de lo que haces.
  • Implanta la técnica del Pomodoro para la realización de tus tareas.
  • Deja las tareas de diseño y de desarrollo de código nuevo para las mañanas, y por la tarde las tareas de creación de tests, documentación, mejoras, etc. Después de dormir, el cerebro tiene más energía para las tareas creativas, aunque para esto, lo mejor es que te conozcas a ti mismo y sepas cuándo funcionas mejor según qué tipo de trabajo.
  • Dedica unos minutos por la tarde noche para repasar mentalmente, aunque sea por encima, lo que tienes que hacer al día siguiente. Mágicamente, en el día siguiente tienes que dedicar mucho menos esfuerzo para organizar la jornada.
  • Huye como de la peste de los vampiros de tiempo.
  • Anota tu productividad en forma de tareas realizadas, verás cómo haciendo pequeños cambios como los descritos anteriormente, vas a obtener mejores resultados.

Y si quieres ser todavía más frikie, dedica unos minutos al día a meditar cada cierto tiempo...

 

Wunderlist sampleComo muchas veces he cometado en este blog, trabajar bien, generar un resultado de calidad en tiempo y sin necesidad de que los equipos de trabajo estén estresados continuamente, es más una cuestión de organización que de excesos de horas delante del ordenador. Cuando las horas extras dejan de ser puntuales y pasan a ser crónicas, evidencian un problema grave de planificación y productividad, no hay más.

No obstante, veo continuamente cómo se sigue abusando del correo electrónico para gestionar tareas con una lista interminable de replies y cómo se usa el Outlook o el Gmail como almacén documental; también veo a menudo cómo se usa el excel como herramienta para planificar el trabajo...

Digamos que aunque hablamos mucho de la sociedad del conocimiento y que todos tenemos acceso a ordenadores, portátiles, smartphones, etc., ciertas cosas se siguen haciendo igual que en los noventa, es decir, que apenas se sale del correo electrónico y el paquete ofimático de turno.

A estas alturas, gestionar las tareas de un equipo usando exclusivamente el correo y hojas en excel, no es que esté obsoleto, sino que revela una falta de productividad o una inercia total de la gente que los usa abusivamente sin querer encontrar opciones más apropiadas y más ágiles. Lo siento si tu jefe o manager se organiza así, toda su desorganización terminará afectándote de un modo u otro.

Hay que sustituir el uso (abuso) de esas herramientas por otras cuyo propósito es el de gestionar proyectos o tareas y además tienes que definir tus propios flujos de trabajo. El uso de cualquier herramienta para gestionar tareas viene después de que tengas claro cómo organizas tu trabajo (flujos de trabajo).

La cuestión no es en realidad qué tareas hacer en cada momento o en los próximos días o semanas, sino de qué modo gestionas tu tiempo.

No, el correo electrónico no es:

  • Un repositorio de documentos para su control de versiones.
  • Un sitio donde recordarte lo que tienes que hacer.
  • De ningún modo es la herramienta para generar informes que algún día tendrán que ser rescatadoss
  • No es una herramienta para sustituir sesiones de brainstorming a la hora de definir detalles de un proyecto

Del mismo modo, en cuanto al excel:

  • No es para gestionar tareas entre los miembros de un mismo equipo.
  • Mucho menos para gestionar las fases de un proyecto.
  • Es un desastre cuando varias personas intentan editar a la vez el mismo documento...

Sí, parece evidente que abusamos de esas herramientas y en realidad son el estándar de facto con las que la mayoría de la gente se organiza, me temo.

Aunque mejor eso que nada: la gente más estresada y víctima de la ansiedad en su trabajo y en el día a día suelen ser las que intentan llevarlo todo “en la cabeza”, las que no se paran un segundo para priorizar porque perciben que todo es urgente, las que desconfían de pararse un segundo y preguntarse a sí mismas ¿cómo puedo gestionar mi tiempo y mi trabajo algo mejor?.

La cabeza es muy mala aliada para gestionar la sobrecarga de trabajo, porque:

Tendemos a magnificar en la mente la mayoría de las tareas, sobre todo aquellas sobre las que aún no hemos reflexionado. Cuántas veces le he estado dando vueltas a la cabeza a algún asunto que al final se ha resuelto en menos de una hora...

La mente no prioriza bien: para priorizar hay que pararse sosegadamente un rato y ver pormenorizadamente todos los asunto que tienes abiertos y los compromisos (si es que no se te olvida ninguno).

Del mismo modo, la mente no es una agenda, tendemos a olvidar cosas.

El intentar llevarlo todo con la cabeza es la principal fuente de estrés, ansiedad y al final de la cadena falta de productividad. Por tanto, hay que “sacar” de ella todas las tareas que tenemos pendientes.

Desde hace años utilizo herramientas que te permitan gestionar fácilmente las tareas que tengo pendientes y uso esas mismas herramientas para planificar mi trabajo; lo mejor de todo es que existen varias opciones más o menos populares que además son gratuitas con funcionalidad más que suficiente.

Es absolutamente liberador cuando no tienes que rebuscar en la mente qué hacer en cada momento (con la sospecha de olvidar algo importante) y recurrir tranquilamente a tu gestor de tareas.

Existen muchas opciones, yo particularmente llevo mucho tiempo usando Wunderlist (incluso para las cosas de mis hijas y de casa).

Trello logoDesde no hace mucho he comenzado a usar Trello, más orientado a la gestión de proyectos en el que participan varias personas y me ha sorprendido gratamente. Aunque, como digo, existen muchas opciones más:

¿Qué conseguimos parándonos un momento y organizar nuestras tareas (o las del equipo que gestionamos) en cualquiera de esas herramientas? Lo primero que consigues es que percibes que tienes el trabajo “bajo control” y que no se te escapa nada, al menos nada importante.

Yo siempre digo que malo cuando no sabes en qué vas a estar trabajando en las próximas semanas. El buen trabajo no se improvisa, se planifica.

Por otra parte, visualizar de un modo gráfico todos tus proyectos, su estado actual y las tareas pendientes te permite encajar mejor desviaciones o asuntos imprevistos.

Es reconfortante cada vez que haces “clic” en algunas de las tareas que tienes pendiente para marcarla como completada, es como si hubieses dado un paso adelante. ¡Trabajo terminado!

El tener las tareas bien identificadas y definidas de la manera más concreta posible te permite además aprovechar esos huecos que surgen en casa o fines de semana. Si en ese momento te tienes que parar un momento para pensar qué hacer, seguramente termines haciendo algo de lo que más te apetece en ese momento, no lo más prioritario o importante. Casi nunca podemos avanzar en cualquier tipo de proyecto haciendo por capricho lo que nos viene en gana en cada momento.

Así las cosas, es mejor usar el típico excel y abusar de tu correo electrónico para gestionar tu trabajo que no usar nada, mucho mejor usar alguna herramienta web o un conjunto de ellas para gestionar, planificar y organizar tu trabajo y el de los demás, pero aún mejor, por encima de todo lo anterior, lo mejor es trabajar con tu propio workflow o flujo de trabajo bien definido.

Al final, cuando tienes una lista de tareas, estas han surgido “a partir” de un modo de trabajo particular, ese flujo de trabajo lo tienes que definir tú mismo e intentar adaptarlo para cada tipo de proyecto o circunstancia. En otras palabras, el modo en que usas cualquier gestor de tareas es una consecuencia de tener flujos de trabajo bien definidos.

El tener tu propio conjunto de workflows te permite no tener que pensar en cada momento cómo gestionar cada nuevo trabajo o tarea que te llega, sencillamente le aplicar el flujo de trabajo habitual; por poner algunos ejemplos de mi día a día:

  • Si surje una tarea que puedes terminar en menos de dos o tres minutos, la haces inmediatamente. Esto parece una tontería, pero así vacías aún más tu lista de tareas mental y la de la herramienta que uses.
  • Cada vez que identifiques una nueva tarea, al anotarla indica también cuándo debe estar terminada. Esto no es una trivialidad, sabemos que las tareas que no tienen fecha de finalización o se hacen al final o sencillamente nunca se hacen…
  • Revisas el estado de las tareas al menos dos veces al día: al inicio de tu jornada laboral y al final. Este trabajo te permitirá reordenar si es necesario la prioridad de las tareas según las circustancias y además terminas tu jornada laboral con una idea clara de lo que harás al día siguiente (así le das oportunidad al subconsciente de ir trabajando en segundo plano…)
  • Las tareas deben estar suficientemente concretadas para poder comenzarlas y terminarlas sin tener que saltar a otras cosas en medio. Nada peor para la productividad que intentar hacer varias cosas a la vez. Si una tarea te puede llevar muchas horas, divídiles en otras más concretas y pequeñas.

Esto no es más que un ejemplo, aunque lo importante es que si tenemos esa foto fija de lo que tenemos entre manos, nos liberamos de la típica sensación abrumadora de no tener tiempo para hacerlo todo, sabiendo priorizar en cada momento y sabiendo distinguir lo importante de lo urgente. Es más, seguramente no llegues nunca a tener asuntos “urgentes” porque estos eran antes importantes y se realizaron en el momento correcto.

Ningún gran proyecto avanza significativamente de un día para otro. Todo, absolutamente todo, se realiza después de finalizar cientos de tareas aparentemente pequeñas.

Me gusta ver los proyectos de esta forma: como un conjunto de tareas de pequeña dimensión que se pueden hacer en cualquier momento pero que cuando nos damos cuenta, su suma nos permite obtener un buen resultado, algo apreciable.

No en vano todas aquellas personas que aparentemente consiguen muchas cosas son las que precisamente saben cómo dividirlas en pequeñas tareas y que además mantienen la disciplina de ir realizándolas poco a poco. Dividir en tareas y tener la disciplina de realizarlas, para mí aquí está la clave para conseguir buenos resultados.

No es fácil dividir cualquier asunto en partes que se puedan realizar discontinuamente; sin embargo en eso consiste también la capacidad de afrontar en el día a día muchas responsabilidades de naturaleza distinta.

¿No es así acaso como programamos o desarrollamos un proyecto software? Quizá estamos acostumbrados a dividirlos por fases, requisitos o historias de usuario, en esencia es lo mismo. Dividimos algo grande en paquetes ordenados de modo que cuando la mayoría comienzan a estar terminados y colocados en orden, comenzamos entonces a ver un resultado tangible.

The Compound EffectHace un tiempo leí un pequeño libro que trataba precisamente de esto: en El Efecto Compuesto de Darren Hardy se afirma que todo lo obtenemos como resultado de pequeños pasos pero que se acumulan con el tiempo, desde la creación de buenos hábitos hasta cualquier proyecto personal. Esta percepción va en contra de la tendencia habitual de querer obtenerlo todo rápido y sin esfuerzo. La mayoría de las cosas no funcionan así: detrás de muchos proyectos que admiramos, sin parecerlo, existe un enorme trabajo por detrás, tanto de puesta en marcha como de planificación, organización, de marketing, etc.

A veces te sientes abrumado porque tienes en marcha muchas asuntos de naturaleza distinta: la clave para asumirlos y que terminen con éxito es saber dividirlos en pequeñas tareas y priorizar su realización con una buena organización. 

No sé si de la mejor manera posible pero así yo llevo años emprendiendo fuera de mi trabajo full-time intraemprendiendo en el mismo, sabiendo que ciertas cosas van a llevar mucho tiempo pero que si no se realizan paso a paso y poco a poco, desde luego que se quedarán por el camino y además con un buen varapalo de frustración.

Entre las muchas cosas que tengo en marcha, tengo un proyecto entre manos que seguramente vea la luz dentro de un año; la forma de realizarlo, en este punto del post ya debe ser evidente: identificando multitud de tareas que puedo escalar en el tiempo. Algunas me llevan media hora, otras un par de horas cuando sé, quizá una tarde de sábado, que tengo ganas y tiempo para meterme de lleno en ellas. Eso sí, todas las semanas termino 100% las que la semana anterior me he propuesto, aunque me quite horas de sueño (= disciplina). De este modo, desde el verano en que lo comencé, ya empiezo a tener cerca el momento de liberar un MVP (minimum viable product) que me permita contrastar en mi entorno cercano (incluida la compañía para la que trabajo) su viabilidad o utilidad.

El trabajar de este modo en cualquier entorno, en tu día a día en tu empresa o en cualquier proyecto personal, tiene además las siguientes ventajas que no son fáciles de apreciar al principio:

  • Dividir cualquier trabajo en pequeñas tareas te sirve para valorar en cierta medida el esfuerzo que se va a necesitar para terminarlo.
  • Te permite planificar y organizar mejor.
  • Saber qué tareas son más importantes en relación con otras menos relevantes: puedes priorizar.
  • Si se está poniendo en marcha alguna nueva idea, el traducirla en tareas te permite definirla, afinarla y pulirla mejor.
  • Se genera una gran satisfacción al terminar una tarea: tienes sensación de progreso.

El día sólo tiene 24 horas, de ella trabajamos durante una parte y de esa parte se suele perder demasiado el tiempo por no tener un conjunto claro de tareas en las que avanzar. En la batalla del día a día es difícil ver las cosas con una perspectiva a más largo plazo, de ahí que el progresar en las responsabilidades mediante tareas más pequeñas e individuales nos permita aumentar la productividad (que no es más que hacer más en menos tiempo).

Hace unos años hice un ejercicio muy sencillo que recomiendo a todo el mundo que haga en algún momento del año: era viernes y anoté todas las llamadas telefónicas que había recibido durante la semana, tanto al fijo como al móvil.

Después fui analizando una a una (al menos aquellas de las que me acordaba) descubriendo algo que me hizo pensar bastante:

  • La mayoría de las llamadas me interrumpieron en algo que estaba haciendo en ese momento muy concentrado.
  • Muchas de ellas no me aportaron nada para resolver alguna tarea bajo mi responsabilidad, sino que me reclamaban para resolver las tareas bajo responsabilidad de otros.
  • Otro grupo de ellas se podían haber sustituido con un sencillo correo electrónico que yo habría elegido leer en el momento mas adeacuado en el mismo día.
  • Solo unas pocas eran verdaderamente importantes (para mí).
  • Ninguna era absolutamente trascendente y urgente para que tuviera que atenderla en ese preciso momento.

Me pregunto si es esto productividad o simple pérdida de tiempo. En cierta medida, desde todas aquellas conclusiones he llegado hasta el día de hoy mejorando en muchos aspectos de mi día a día.

En esa época no era raro para mí el llegar a la tarde con esa sensación de no saber en qué se me había ido el día y por tanto decidí atajar el asunto de raíz evitando al máximo cualquier tipo de llamada o mails intrascendentes, aunque con ello me colgaran la etiqueta de maniático, soso o aburrido. Mi objetivo era cumplir con mi trabajo, sacar el mayor provecho personal y profesional de mi compañía y volver a casa temprano...

Trabajar bien y con calidad equivale a trabajar productivamente, por eso considero que el mal uso que se hace del móvil es un time killer de primera magnitud. Desde aquella semana en que analicé cómo otros abusaban de mi tiempo en el momento que a ellos les interesaba y no a mí y que la mayoría de las llamadas eran para asuntos que estaban fuera de mi responsabilidad, tomé medidas que he logrado mantener más o menos hasta ahora.

Lo siento por quien se dé por aludido, pero el centrar tu cabeza en una tarea que requiere de mucha concentración, tomar decisiones que te pueden pasar factura en el futuro (acumulando deudas técnicas o bien hacer una infraestimación de esfuerzo en un nuevo proyecto,  por ejemplo) y hacer algo lo mejor que uno pueda con los recursos y habilidades que tenemos, requiere al menos reducir al mínimo este tipo de interrupciones. Una interrupción es normal, varias en una ahora revela descontrol total en la forma de trabajar. Si no tenemos el control de evitar estas continuas interrupciones podemos incluso sufrir una ansiedad y estrés tremendos. El tener un entorno adecuado de trabajo no es sólo una cuestión de higiene, buenos equipos, etc., también es cuestión de contar con la suficiente tranquilidad para poder concentrarte en tus tareas.

No es lo mismo hacer una tarea muy concreta durante dos horas con una mente completamente absorbida en el trabajo que con una mente que se distrae cada quince minutos por un nuevo mensaje entrante, algunas ventanas de chat emergentes o varias llamadas al móvil. Absurdo. De ningún modo puede ser lo mismo: todas esas interrupciones y falta de concentración, si se producen de manera habitual, al final nos están arrastrando a trabajar mal y poco productivamente.

No creo en al multitarea, más que un mito es una forma de mostrar lo ocupados que estamos (produzcamos resultados o no). Si intentamos hacer dos tareas a la vez vamos a tardar más del doble que si lo hiciéramos primero una y a continuación la otra.

Detrás del fracaso de muchos proyectos de software está una malísima gestión del tiempo. Esto empeora aún más las cosas cuando el proyecto se ha estimado económicamente en base a unos tiempos de trabajo, que es lo habitual.

Los efectos de trabajar dispersos mientras desarrollamos código pueden ser desastrosos: la calidad del mismo depende directamente de la capacidad que tengamos de centrar toda nuestra capacidad creativa en él. Si estas interrupciones o forma no productiva de trabajar la pagamos al final con tiempo, lo primero que vamos a sacrificar son esos ratos de veinte o treinta minutos para hacer refactorings o mejorar algún aspecto de la solución.

Las empresas más productivas no son aquellas en las que sus empleados pasan más horas al día en ella, sino:

  • Las que más y mejor planifican.
  • Las que tienen roles claramente identificados (sobre el papel y en la práctica).
  • Las que aprecian el tiempo y su buena organización como herramienta para obtener resultados.
  • Las que consiguen que la gente tenga claro qué tiene que hacer en las próximas semanas.

Recuerdo varias ocasiones en las que ante un problema que se había presentado, un compañero mío me decía eso de "no te preocupes que ahora mismo lo arreglo", y a continuación y después de quedar como el héroe del momento, sacaba su teléfono móvil y llamaba a alguien para preguntarle sobre el asunto... En este sentido, quienes abusan del uso del móvil seguramente sean los que menos aportan en una compañía, ya que parece ser que son los que más dependen de los demás para resolver sus propios problemas. Hay quienes llenan su agenda laboral con reuniones eternas como forma de trabajo habitual (sin comentarios) , el resto del tiempo lo pasan colgados al móvil... 

Si trabajas de freelance entonces ya te habrás dado cuenta de que en cierta medida, lo que vendes son horas de trabajo: si consigues hacer más en el mismo tiempo, aumentarás tus honorarios.

Quizá se me pueda tachar de maniático, aunque lo que persigo siempre es fomentar tanto en mí como en el equipo que dirijo que la mayor parte de las tareas se hagan en un ambiente de calma con el menor número de interrupciones. Esto maximiza la productividad.

No hace mucho mi mujer se pasó por la oficina donde trabajo y me dijo algo así como "si esto parece un convento", a lo que le respondí "gracias, eso es lo que intento"...

Quizá a gestores ignorantes de medio pelo les guste ver a la gente muy atareada, con los teléfonos sonando todo el tiempo, las bandejas de correo saturadas de asuntos y, si es posible, que se queden en la oficina hasta las ocho de la tarde. Me temo que este presentismo caduco tiene los días contados.

Los gestores profesionales intentan que el equipo que gestionan terminen su jornada laboral con el trabajo hecho en tiempo, sin estrés y con la máxima calidad. Sí, es posible y hasta deseable. La diferencia sutil, difícil de ver, no es ni más ni menos que una correcta planificación y gestión del tiempo.

Si a la gente no se les hiciera contratos por tiempo sino por resultados, ¿no saldrían muchos antes de la oficina? Ojalá llegue un día en que esto sea así, en que no se valore por encima de todo el tiempo que se pasa en una oficina sino los resultados medibles de lo que hacemos en ella.

Lo del exceso en el uso del móvil es sólo un detalle: el día está cargado de detalles y momentos similares que poco a poco van socavando sutilmente nuestra productividad, es decir, van tirando a la basura el tiempo de que disponemos, lo cual es lo mismo que tirar a la basura parte de nuestra vida, lo que es aún más deprimente (¿que tenemos sino tiempo?).

Si lo miramos bien, el tiempo es el único recurso que tenemos realmente: si lo usamos correctamente, conseguiremos más y mejores resultados.

Hay que evitar los vampiros de tiempo, hay que evitar que en cualquier momento pueda sonar tu teléfono móvil y sacarte de ese instante de concentración en el que estás trabajando a fondo. Si no consigues concentrate en tu jornada laboral, entonces tú y tu compañía tenéis un grave problema.

Siempre, siempre, absolutamente siempre, quienes más éxito tienen en sus proyectos son los que mejor gestionan su tiempo, así de sencillo.

Tanto es así que hay quienes incluso han hecho de la correcta gestión del tiempo una profesión, como la maravillosa web de Berto Pena. En este ebook gratuito que generosamente cuelga el autor, menciona, cómo no, los siete ladrones de tiempo, entre los que se cuentra nuestro maravilloso smartphone.

En una etapa laboral anterior, sufría a menudo el típico ataque inesperado según el cual un manager o jefe de proyecto venía a pedirme a mí y a mi equipo la corrección o puesta en producción de algo que por arte de birlibirloque se había convertido ese día en crítico. A lo mejor lo tenía en el cajón olvidado hasta que le explotó en las manos.

Nada peor para un programador que tener que resolver un bug o incluir una nueva característica con la presión del tiempo, sobre todo si no estaba previsto.

Esto puede parecer a excusa, pero cuando trabajamos excesivamente presionados vamos dejando atrás las buenas prácticas, los buenos hábitos y el formalismo de probar y probar por el camino; cuando el tiempo aprieta aligeramos nuestro trabajo sin darnos cuenta de que esto tiene un precio tremendo y en ocasiones los resultados son catastróficos: se actualizan cosas que suponemos que funcionan bien y creemos que no deben dar problemas (sin imaginar algún tipo de efecto secundario), olvidamos los rigores de la gestión de versiones (claro, nos han dicho que es algo crítico) y además apenas tenemos tiempo de probar todo el sistema, por poner sólo unos ejemplos. Para resumir, cuando tenemos encima de la mesa algo crítico lo olvidamos todo y nos centramos en el problema.

La cuestión no está tanto en poder gestionar estas situaciones ocasionalmente sino cuando estas se convierten en crónicas y el modo habitual de trabajar; en ese caso el software resultante será de pésima calidad. Es tema recurrente en El Libro Negro del Programador, así que dejad que os recuerde que código de mala calidad es igual a problemas: soluciones inmantenibles, más costosas por las dificultades de introducir nuevos cambios, incapacidad de ser asumidas con facilidad por nuevos miembros del equipo y, en definitiva, programadores frutrados que dedican más tiempo a depurar que a crear código de valor.

Trabajar bajo la presión de problemas no previstos por nosotros constituye el típico escenario en el que quien presiona no tiene ni idea de software: sólo ve programadores cuyo trabajo debe ser igual que conectar cables, o están bien puestos o están mal puestos, no hay más. Personalmente considero que quien lidera un equipo de desarrolladores debe tener profundos conociemientos de software.

Siempre, y lo digo taxativamente, siempre que me he encontrado en esta situación el diagnóstico ha sido el mismo: gestores de proyecto mal planificados y con una organización pésima; el problema es que esta falta de trabajo eficaz termina trasladándose a los miembros del equipo de desarrollo. Tampoco podemos excusar a clientes que de un día para otro encuentran un bug crítico que hará temblar su organización: si se ha hecho bien el trabajo, esta situación no se debe dar.

En cualquier caso, si nos encontramos en esta tesitura y detectamos que para llegar a tiempo tenemos que dejar cabos sueltos y entrar en una zona de riesgos, debemos notificarlo adecuadamente a los managers; basta un simple correo que con sutileza pero con contundencia debemos advertir de la falta de tiempo para probar exhaustivamente o implementar los cambios solicitados (esto es una manera de delegar responsabilidades).

También es una cuestión de actitud: ¿estamos para que viertan sobre nosotros la mala organización de quienes jerárquicamente están por encima?, ¿es esto profesional?. He visto cómo algún proyecto ha fracasado no por la falta de pericia y buen hacer de los desarrolladores, sino por problemas de gestión.

El saber decir "lo siento, esto no se puede hacer de aquí a mañana" tiene efectos positivos que debemos considerar: estamos honrando nuestro trabajo (no nos pagan por trabajar, el profesional busca hacer un buen trabajo, que no es lo mismo) y, además, uno o dos noes de este tipo hará recapacitar a quien lo provoca e intentará evitarlos en el futuro (para lo que simplemente tendrá que organizarse mejor).

Este tipo de situaciones demuestra también una falta total de productividad: cuando se convierten en crónicas entonces ya sabemos en el tipo de compañía en la que trabajamos. Cuando identificamos un manager cuya idiosincrasia de trabajo es el caos, entonces la salida que nos queda es intentar cambiar de grupo de trabajo, departamento o compañía: un profesional se hace profesional precisamente haciendo un magnífico trabajo, éste es su currículum y su manera de progresar.

Como desarrolladores que nos debemos ganar la vida desde la calidad de nuestro trabajo debemos considerar como máxima que la mayor parte de nuestras actividades deben estar correctamente planificadas, debemos tener un roadmap claro aunque incluyamos un pequeño percentaje de nuestro tiempo para deviaciones e imprevistos.

10:00 de la mañana; tienes por delante una tarea que estimas en dos horas para hacerla bien y darla por terminada. Te preparas ante tu entorno de trabajo y comienzas a desarrollar código; poco a poco tu mente va dejando las divagaciones de la charla del café anterior y se mete de lleno en el problema a resolver. No es raro entrar en ese estado de fluidez definido por Mihaly Csikszentmihalyi en su famoso libro de psicología positiva.

Tomar decisiones de diseño, desarrollar una clase o refactorizar un conjunto de pruebas, por poner unos ejemplos, requieren de concentración y cierta paz mental para que las decisiones tomadas sean las correctas.

Esto parece evidente, pero pocos entornos laborales fomentan esta tranquilidad y capacidad de estar concentrados.

Una vez leí que cuando estamos en ese estado de fluidez completamente abstraidos y somos interrumpidos, necesitamos al menos veinte minutos para volver a un estado similar de concentración, es decir, a lo largo de varias semanas esto significa muchas horas de trabajo perdido, así de simple y así de abrumador.

Hay muchísimos momentos en los que somos interrumpidos y sacados a la fuerza de ese estado de fluidez.

Están los que yo llamo los vampiros de tiempo: personas e incluso buenos amigos que se sienten con el derecho de acercarse a tu puesto de trabajo para preguntarte de sopetón cualquier cosa que en ese momento necesitan o aquellos que creen que su tiempo es más valioso que el tuyo.

Clientes a los que se les ha acostumbrado a llamar por teléfono porque es más cómodo que describir un problema por mail.

Reuniones espontáneas y no planificadas porque a tu jefe o manager le ha entrado cierta urgencia o ansiedad que ahora va a intentar trasladar al equipo por falta de una mínima organización. Esto es lo que yo llamo el síndrome del jefe ansioso (y es una patología porque traslada ese estado al resto de su equipo).

Espacios abiertos en donde los teléfonos sonando o el rumor de conversaciones son constantes, hasta aquella chica que con sus hermosos tacones va dejando una sinfonía de pisadas que la identifican (y te irritan).

Un día cualquiera hace un par de años decidí contar el número de veces que era interrumpido y molestado a lo largo de la jornada laboral: conté catorce veces, incluidos unos quince mails irrelevantes para mi trabajo y responsabilidad.

Lo peor es que la mayoría de estas interrupciones se producen porque alguien necesita algo ti y eso que necesita es completamente ajeno a tu trabajo: no nos damos cuenta de que nos quitan precisamente el tiempo y tranquilidad necesarios para hacer un trabajo de calidad y no dejar bugs que nos pasarán factura más adelante.

Un desarrollador profesional evita estas innumerables e inútiles interrupciones. Aquí indico algunas sugerencias que para mí particularmente me han resultado efectivas:

  • Identifica a los vampiros de tiempo: ante la insistencia de estos, quítatelos amablemente de encima poniendo el mínimo interés en sus peticiones. Con el tiempo dejarán de ir a por ti.
  • Si tu jefe, coordinador o manager se acostumbra a trabajar con reuniones imprevistas, indícaselo claramente: seguramente no se de ni cuenta del impacto que esto puede tener para el trabajo. Puedo contar la experiencia con cierta persona de perfil comercial que aprovechaba las reuniones para hacer el trabajo directamente sobre una hoja de cálculo...
  • Si tienes clientes que atosigan por teléfono, indícales amablemente que reporten las peticiones por mail o por el sistema de ticketing que uséis. Con el tiempo os lo agradecerán porque no hay nada mejor que describir un problema para entenderlo completamente.

Desde que comencé a aplicar esas sencillas técnicas tanto para mí como para el equipo que dirigía en ese momento, conseguimos un ambiente laboral mucho mejor y por tanto pudimos hacer un trabajo de mejor calidad. Gané de paso algunos conocidos que comenzaron a verme, digamos, algo mal, pero mi jefe notó al poco tiempo el cambio y la mejora en la productividad del equipo.

"No digo que tengamos que trabajar en un convento de clausura, sólo aplicar el sentido común en estas circunstancias y tener en cuenta que hay límites intolerables en la cantidad de interrupciones diarias, lo que revela una falta general de organización y productividad en el trabajo"

Rafael Gómez Blanes Rafael Gómez Blanes

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