Describo a continuación un simple método para gestionar a diario las tareas que debemos realizar y que llevo utilizando desde hace muchos años.

Si, como yo, tienes que hacer frente a áreas de responsabilidad totalmente diferentes, con más razón aún tendrás que organizar tu tiempo mucho mejor. En cualquier caso, aunque tengas la suerte de poder trabajar casi todas las horas del día enfocado en un único proyecto software, organizar de un modo u otro las diferentes tareas y priorizarlas, te permitirá obtener mejores resultados y avanzar más rápido en tu trabajo. Si siempre tienes la sensación de que no tienes suficiente tiempo, intuyes que dedicas mucho tiempo a cosas irrelevantes y poco a las relamente importantes, entonces, sigue leyendo.

Esto es lo que he aprendido en todo este tiempo, y también después de leer mucho acerca de gestionar mejor el tiempo y ser productivos, tanto en el trabajo como en cualquier orden de tu vida:

  • La productividad no consiste en trabajar más horas. Curiosamente, al ser productivo, se trabaja incluso menos horas. Si este tiempo sobrante que recuperas y ahorras al trabajar mejor lo quieres emplear aún en trabajar más para obtener más resultados, puest mejor, así tienes esa posibilidad.
  • Empleando algún tipo de gestión de tareas, como el que expongo en este artículo, te das cuenta de cuáles son las urgentes, las importantes y aquellas de las que puedes prescindir. ¿Cómo se va a avanzar en algún negocio o proyecto si no se tiene claros cuáles son las prioridades?
  • No tengo una medida exacta, pero puedo asegurar que cuando más tiempo se pasa organizando y planificando (aunque sean diez minutos anotando en un cuaderno la lista de asunto por atender), menos tiempo se tarda después en la ejecución de las tareas y menos tiempo se pierde en pasar de una a otra.
  • No podemos tener las tareas pendientes en la cabeza, ni confiar en que nuestra mente sepa en todo momento qué es lo que se debería hacer a continuación, pues la mente se deja influenciar por el cansancio y los estados emocionales, lo que hace que no siempre sepamos priorizar bien las tareas importantes, aparte de que nuestra memoria es limitada.

También he observado lo siguiente: muchos de quienes aseguran que no tienen tiempo para nada, en realidad no tienen tiempo para nada tengan mucho o poco trabajo que hacer, y, además, no utilizan nigún método de gestión del tiempo.

¿Qué ocurre cuando arrastramos esa sensación de no disponer del tiempo suficiente y cuando soportamos la sensación de que en cualquier momento puede surgir algo crítico que nos trastoca todo el día? Exacto: mucho estrés. El estrés se produce, en general, por esa sensación de no ser capaces de controlar nuestro propio tiempo.

El siguiente método no me lo he inventado yo pero sí puedo garantizar su eficacia. Se trata del método ABC, tan simple de utilizar como su nombre.

Lo más importante de emplear esta sencilla técnica, es la disciplina: crearte el hábito de pasar unos minutos la noche antes o al comienzo del día describiendo las tareas que hay que realizar. Con el tiempo, al menos a mí me ha pasado, desarrollas tal adicción a este método (junto a otros complementarios como Pomodoro y GTP), que en verdad me siento algo perdido sin la lista de tareas a la que agarrarme. Quizás exagere, pero de este modo reduzco la posibilidad de que pase el día o la semana sin haber realizado o atendido al menos todos los asuntos urgentes e importantes que acompañan mis responsabilidades profesionales (y, por añadidura, también mis responsabilidades domésticas y mis proyectos emprendedores).

Lo peor que puedes hacer en un entorno profesional es no saber priorizar en tu trabajo y dejar lo que eliges hacer en cada momento aquello que más te apetece. A veces te podrás permitir este lujo, pero no siempre. Ya sé, lo ideal es trabajar en una actividad que nos apasione y nos guste, pero incluso el trabajo que más nos gusta viene acompañado de un lote de tareas que no nos satisfacen demasiado. Como todo: para viajar, siempre hay que encargarse del engorroso trabajo de sacar billetes, organizar estancias, convencer a tu novia y hasta ver quién se queda con tu gato el fin de semana de su ausencia.

El método ABC consiste en crear un listado con las tareas que tienes pendientes. Yo lo hago a diario, pero también lo puedes hacer para los próximos dos días o la semana completa. Lo hagas como lo hagas, trata de no olvidarte de nada importante. Para mí, en mi caso, lo importante lo defino si entra en estas categorías: afecta positivamente al desarrollo del negocio, implica mejorar la forma de trabajo del equipo que dirijo, mejora la calidad de los resultados, me permite ser más productivo.

A continuación, le indicas a cada tarea una letra, A, B, C, D, E. No hace falta aplicarlas todas, pero sí al menos las tres primeras. Cada una indica:

  • A: es una tarea prioritaria que hay que hacer antes que ninguna otra. No se puede acabar la jornada sin haber realizado las tareas de tipo A. Si no se hacen las tareas de este tipo, puede haber consecuencias negativas para tu trabajo, negocio, etc.
  • B: son tareas que deberías hacer, menos importantes que las de tipo A pero con consecuencias más leves si no se realizan. No se puede hacer una tarea de tipo B si aún quedan de tipo A.
  • C: son tareas agradables pero cuyo impacto es pequeño si no se realizan.
  • D: son tareas que puedes delegar de un modo u otro.
  • E: son tareas que te deben advertir de aquello que deberías eliminar para centrarte más en lo anterior, trabajo irrelevante que, de no hacerlo, te puede ayudar a centrarte más en lo anterior, gestionar mejor tu tiempo, etc., como por ejemplo, evitar una reunión innecesaria.

Hay una regla fundamental: nunca debes hacer nada que no esté en tu lista de tareas que has marcado con las letras A, B, C, D o E. Como todo, hay que utilizar el sentido común y si mientras tanto surge algo extraordinariamente crítico, lo lógico es que se atienda y punto.

Las tareas deben ser lo más concretas posible, de modo que mejor que indicar, por poner unos ejemplos, "escribir un nuevo post", es mejor algo como "escribir al menos dos mil palabras en mi nuevo post", o "mejorar los tests del proyecto X", mejor "revisar los tests de la librería X y crear todos los tests de la clase Y", etc.

Puesto que nuestra capacidad de concentración es limitada (y confío en que a estas alturas ya sepas que la multitarea no existe), las tareas debería completarse en algo menos de hora y hora y media. Si duran más, entonces se tendría que haber desglosado en tareas diferentes. Yo sigo esta regla: cada tarea que defino la puedo completar siempre en menos de una hora.

Si hay una tarea demasiado genérica, la deberíamos desglosar en tareas más pequeñas. Cualquier proyecto, por complejo que sea, se puede dividir en subtareas, aunque surjan un gran número. Yo he comprobado cómo haciendo este simple ejercicio de dividir en tareas pequeñas, permite acercarte más a la realización de cualquier cosa que te propongas. Del mismo modo que te dices que vas a hacer un proyecto prototipo para publicar las ofertas de Amazon (es un ejemplo)... ¿por qué empiezas? Tan solo coge el bloc de notas, o un cuaderno de papel, y lo divides lo máximo que puedas: analizar la API de Amazon, crear la cuenta de asociado, hacer un ejemplo de cliente de la librería en NodeJS, hacer un tutorial de Vue para la interfaz de usuario web o leer un libro al respecto o hacer un MOOC, escribir en dos hojas el modelo de negocio, crear un repositorio inicial de código, etc. Después de varios cientos de tareas... tu proyecto estará terminado, y, si has empleado el método ABC, lo habrás hecho en menos tiempo de lo que imaginaste. La mayoría de las ideas felices de proyectos que nos proponemos no los terminamos porque... no llegamos a concretarlos en tareas específicas y más sencillas.

Por último, puedes usar Trello o Wunderlist para aplicar este sencillo método, aunque yo utilizo un cuaderno de papel y, con un bolígrafo, voy tachando a medida que voy completando cada tarea. Uses lo que uses, descubrirás la maravillosa sensación de progreso cada vez que marcas una como completada y, a medida que pasa el día, al ver cómo vas tachándolas todas, esa sensación de trabajar en la dirección correcta, cumpliendo tus objetivos y responsabilidades, resulta hasta adictiva.

Es curioso cómo cuando comienzas a organizar tu día de este modo, al final solo surgen unas cuantas tareas tipo A, y, por tanto, desaparece esa sensación de urgencia que solemos arrastrar. La mente se relaja cuando ya no tiene la incertidumbre de tener que pensar en qué es lo siguiente por hacer: miras la lista, eliges lo próximo y adelante.

De todos los libros que he leído estos años en relación a la productividad y la gestión del tiempo, recomiendo Administración del tiempo (de Brian Tracy): por tan solo unos euros, puedes aprender a cambiar radicalmente tu forma de trabajo y tus resultados.

Rafael Gómez Blanes Rafael Gómez Blanes

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