El poder de las pequeñas tareas

Ningún gran proyecto avanza significativamente de un día para otro. Todo, absolutamente todo, se realiza después de finalizar cientos de tareas aparentemente pequeñas.

Me gusta ver los proyectos de esta forma: como un conjunto de tareas de pequeña dimensión que se pueden hacer en cualquier momento pero que cuando nos damos cuenta, su suma nos permite obtener un buen resultado, algo apreciable.

No en vano todas aquellas personas que aparentemente consiguen muchas cosas son las que precisamente saben cómo dividirlas en pequeñas tareas y que además mantienen la disciplina de ir realizándolas poco a poco. Dividir en tareas y tener la disciplina de realizarlas, para mí aquí está la clave para conseguir buenos resultados.

No es fácil dividir cualquier asunto en partes que se puedan realizar discontinuamente; sin embargo en eso consiste también la capacidad de afrontar en el día a día muchas responsabilidades de naturaleza distinta.

¿No es así acaso como programamos o desarrollamos un proyecto software? Quizá estamos acostumbrados a dividirlos por fases, requisitos o historias de usuario, en esencia es lo mismo. Dividimos algo grande en paquetes ordenados de modo que cuando la mayoría comienzan a estar terminados y colocados en orden, comenzamos entonces a ver un resultado tangible.

Hace un tiempo leí un pequeño libro que trataba precisamente de esto: en El Efecto Compuesto de Darren Hardy se afirma que todo lo obtenemos como resultado de pequeños pasos pero que se acumulan con el tiempo, desde la creación de buenos hábitos hasta cualquier proyecto personal. Esta percepción va en contra de la tendencia habitual de querer obtenerlo todo rápido y sin esfuerzo. La mayoría de las cosas no funcionan así: detrás de muchos proyectos que admiramos, sin parecerlo, existe un enorme trabajo por detrás, tanto de puesta en marcha como de planificación, organización, de marketing, etc.

A veces te sientes abrumado porque tienes en marcha muchas asuntos de naturaleza distinta: la clave para asumirlos y que terminen con éxito es saber dividirlos en pequeñas tareas y priorizar su realización con una buena organización. 

No sé si de la mejor manera posible pero así yo llevo años emprendiendo fuera de mi trabajo full-time e intraemprendiendo en el mismo, sabiendo que ciertas cosas van a llevar mucho tiempo pero que si no se realizan paso a paso y poco a poco, desde luego que se quedarán por el camino y además con un buen varapalo de frustración.

Entre las muchas cosas que tengo en marcha, tengo un proyecto entre manos que seguramente vea la luz dentro de un año; la forma de realizarlo, en este punto del post ya debe ser evidente: identificando multitud de tareas que puedo escalar en el tiempo. Algunas me llevan media hora, otras un par de horas cuando sé, quizá una tarde de sábado, que tengo ganas y tiempo para meterme de lleno en ellas. Eso sí, todas las semanas termino 100% las que la semana anterior me he propuesto, aunque me quite horas de sueño (= disciplina). De este modo, desde el verano en que lo comencé, ya empiezo a tener cerca el momento de liberar un MVP (minimum viable product) que me permita contrastar en mi entorno cercano (incluida la compañía para la que trabajo) su viabilidad o utilidad.

El trabajar de este modo en cualquier entorno, en tu día a día en tu empresa o en cualquier proyecto personal, tiene además las siguientes ventajas que no son fáciles de apreciar al principio:

• Dividir cualquier trabajo en pequeñas tareas te sirve para valorar en cierta medida el esfuerzo que se va a necesitar para terminarlo.
• Te permite planificar y organizar mejor.
• Saber qué tareas son más importantes en relación con otras menos relevantes: puedes priorizar.
• Si se está poniendo en marcha alguna nueva idea, el traducirla en tareas te permite definirla, afinarla y pulirla mejor.
• Se genera una gran satisfacción al terminar una tarea: tienes sensación de progreso.

El día sólo tiene 24 horas, de ella trabajamos durante una parte y de esa parte se suele perder demasiado el tiempo por no tener un conjunto claro de tareas en las que avanzar. En la batalla del día a día es difícil ver las cosas con una perspectiva a más largo plazo, de ahí que el progresar en las responsabilidades mediante tareas más pequeñas e individuales nos permita aumentar la productividad (que no es más que hacer más en menos tiempo).