Sobre excel, correo electrónico, gestión de tareas y flujos de trabajo

Como muchas veces he cometado en este blog, trabajar bien, generar un resultado de calidad en tiempo y sin necesidad de que los equipos de trabajo estén estresados continuamente, es más una cuestión de organización que de excesos de horas delante del ordenador. Cuando las horas extras dejan de ser puntuales y pasan a ser crónicas, evidencian un problema grave de planificación y productividad, no hay más.

No obstante, veo continuamente cómo se sigue abusando del correo electrónico para gestionar tareas con una lista interminable de replies y cómo se usa el Outlook o el Gmail como almacén documental; también veo a menudo cómo se usa el excel como herramienta para planificar el trabajo...

Digamos que aunque hablamos mucho de la sociedad del conocimiento y que todos tenemos acceso a ordenadores, portátiles, smartphones, etc., ciertas cosas se siguen haciendo igual que en los noventa, es decir, que apenas se sale del correo electrónico y el paquete ofimático de turno.

A estas alturas, gestionar las tareas de un equipo usando exclusivamente el correo y hojas en excel, no es que esté obsoleto, sino que revela una falta de productividad o una inercia total de la gente que los usa abusivamente sin querer encontrar opciones más apropiadas y más ágiles. Lo siento si tu jefe o manager se organiza así, toda su desorganización terminará afectándote de un modo u otro.

Hay que sustituir el uso (abuso) de esas herramientas por otras cuyo propósito es el de gestionar proyectos o tareas y además tienes que definir tus propios flujos de trabajo. El uso de cualquier herramienta para gestionar tareas viene después de que tengas claro cómo organizas tu trabajo (flujos de trabajo).

La cuestión no es en realidad qué tareas hacer en cada momento o en los próximos días o semanas, sino de qué modo gestionas tu tiempo.

No, el correo electrónico no es:

• Un repositorio de documentos para su control de versiones.
• Un sitio donde recordarte lo que tienes que hacer.
• De ningún modo es la herramienta para generar informes que algún día tendrán que ser rescatadoss
• No es una herramienta para sustituir sesiones de brainstorming a la hora de definir detalles de un proyecto

Del mismo modo, en cuanto al excel:

• No es para gestionar tareas entre los miembros de un mismo equipo.
• Mucho menos para gestionar las fases de un proyecto.
• Es un desastre cuando varias personas intentan editar a la vez el mismo documento...

Sí, parece evidente que abusamos de esas herramientas y en realidad son el estándar de facto con las que la mayoría de la gente se organiza, me temo.

Aunque mejor eso que nada: la gente más estresada y víctima de la ansiedad en su trabajo y en el día a día suelen ser las que intentan llevarlo todo “en la cabeza”, las que no se paran un segundo para priorizar porque perciben que todo es urgente, las que desconfían de pararse un segundo y preguntarse a sí mismas ¿cómo puedo gestionar mi tiempo y mi trabajo algo mejor?.

La cabeza es muy mala aliada para gestionar la sobrecarga de trabajo, porque:

Tendemos a magnificar en la mente la mayoría de las tareas, sobre todo aquellas sobre las que aún no hemos reflexionado. Cuántas veces le he estado dando vueltas a la cabeza a algún asunto que al final se ha resuelto en menos de una hora...

La mente no prioriza bien: para priorizar hay que pararse sosegadamente un rato y ver pormenorizadamente todos los asunto que tienes abiertos y los compromisos (si es que no se te olvida ninguno).

Del mismo modo, la mente no es una agenda, tendemos a olvidar cosas.

El intentar llevarlo todo con la cabeza es la principal fuente de estrés, ansiedad y al final de la cadena falta de productividad. Por tanto, hay que “sacar” de ella todas las tareas que tenemos pendientes.

Desde hace años utilizo herramientas que te permitan gestionar fácilmente las tareas que tengo pendientes y uso esas mismas herramientas para planificar mi trabajo; lo mejor de todo es que existen varias opciones más o menos populares que además son gratuitas con funcionalidad más que suficiente.

Es absolutamente liberador cuando no tienes que rebuscar en la mente qué hacer en cada momento (con la sospecha de olvidar algo importante) y recurrir tranquilamente a tu gestor de tareas.

Existen muchas opciones, yo particularmente llevo mucho tiempo usando Wunderlist (incluso para las cosas de mis hijas y de casa).

Desde no hace mucho he comenzado a usar Trello, más orientado a la gestión de proyectos en el que participan varias personas y me ha sorprendido gratamente. Aunque, como digo, existen muchas opciones más:

• Asana, también orientado a la gestión de proyectos
• Todoist, más centrado en listas de tareas
• Nirvana for GTD, implementación para poner en marcha el método Getting Things Done (de David Allen)
• Evernote
• Taco

¿Qué conseguimos parándonos un momento y organizar nuestras tareas (o las del equipo que gestionamos) en cualquiera de esas herramientas? Lo primero que consigues es que percibes que tienes el trabajo “bajo control” y que no se te escapa nada, al menos nada importante.

Yo siempre digo que malo cuando no sabes en qué vas a estar trabajando en las próximas semanas. El buen trabajo no se improvisa, se planifica.

Por otra parte, visualizar de un modo gráfico todos tus proyectos, su estado actual y las tareas pendientes te permite encajar mejor desviaciones o asuntos imprevistos.

Es reconfortante cada vez que haces “clic” en algunas de las tareas que tienes pendiente para marcarla como completada, es como si hubieses dado un paso adelante. ¡Trabajo terminado!

El tener las tareas bien identificadas y definidas de la manera más concreta posible te permite además aprovechar esos huecos que surgen en casa o fines de semana. Si en ese momento te tienes que parar un momento para pensar qué hacer, seguramente termines haciendo algo de lo que más te apetece en ese momento, no lo más prioritario o importante. Casi nunca podemos avanzar en cualquier tipo de proyecto haciendo por capricho lo que nos viene en gana en cada momento.

Así las cosas, es mejor usar el típico excel y abusar de tu correo electrónico para gestionar tu trabajo que no usar nada, mucho mejor usar alguna herramienta web o un conjunto de ellas para gestionar, planificar y organizar tu trabajo y el de los demás, pero aún mejor, por encima de todo lo anterior, lo mejor es trabajar con tu propio workflow o flujo de trabajo bien definido.

Al final, cuando tienes una lista de tareas, estas han surgido “a partir” de un modo de trabajo particular, ese flujo de trabajo lo tienes que definir tú mismo e intentar adaptarlo para cada tipo de proyecto o circunstancia. En otras palabras, el modo en que usas cualquier gestor de tareas es una consecuencia de tener flujos de trabajo bien definidos.

El tener tu propio conjunto de workflows te permite no tener que pensar en cada momento cómo gestionar cada nuevo trabajo o tarea que te llega, sencillamente le aplicar el flujo de trabajo habitual; por poner algunos ejemplos de mi día a día:

• Si surje una tarea que puedes terminar en menos de dos o tres minutos, la haces inmediatamente. Esto parece una tontería, pero así vacías aún más tu lista de tareas mental y la de la herramienta que uses.
• Cada vez que identifiques una nueva tarea, al anotarla indica también cuándo debe estar terminada. Esto no es una trivialidad, sabemos que las tareas que no tienen fecha de finalización o se hacen al final o sencillamente nunca se hacen…
• Revisas el estado de las tareas al menos dos veces al día: al inicio de tu jornada laboral y al final. Este trabajo te permitirá reordenar si es necesario la prioridad de las tareas según las circustancias y además terminas tu jornada laboral con una idea clara de lo que harás al día siguiente (así le das oportunidad al subconsciente de ir trabajando en segundo plano…)
• Las tareas deben estar suficientemente concretadas para poder comenzarlas y terminarlas sin tener que saltar a otras cosas en medio. Nada peor para la productividad que intentar hacer varias cosas a la vez. Si una tarea te puede llevar muchas horas, divídiles en otras más concretas y pequeñas.

Esto no es más que un ejemplo, aunque lo importante es que si tenemos esa foto fija de lo que tenemos entre manos, nos liberamos de la típica sensación abrumadora de no tener tiempo para hacerlo todo, sabiendo priorizar en cada momento y sabiendo distinguir lo importante de lo urgente. Es más, seguramente no llegues nunca a tener asuntos “urgentes” porque estos eran antes importantes y se realizaron en el momento correcto.